10 consejo para sobrevivir a su próxima auditoría de depósito en garantía

Afrontémoslo. A nadie le gusta ser auditado. Es un dolor y le lleva su valioso tiempo. Lo más probable es que usted, como muchos otros, simplemente teme que ese correo electrónico o llamada telefónica le haga saber que su auditoría anual se acerca. Desafortunadamente, es solo una de esas cosas que se deben tratar en este negocio.

Como antiguo auditor interno de Stewart y actual vicepresidente sénior de Stewart Financial Services, tengo algunos consejos que podrían ayudarle a hacer que su próxima auditoría sea menos estresante.

1. Responder a la solicitud de auditoría de manera oportuna.
Esto significa lo antes posible. No responder, o tardar varios días o semanas en ponerse en contacto para programar una auditoría, puede instar al auditor a involucrar a Stewart Agency Services. Programar la auditoría tan pronto como entra la notificación puede ayudar a acelerar el proceso.

2. Asegúrese de realizar una conciliación de tres vías.
Se trata de una conciliación en la que el banco está equilibrado con los libros y luego con el listado de archivos abiertos (o saldo de prueba). Estos tres números deben ser iguales para tener una conciliación adecuada de tres vías. Esto es necesario para que los auditores y suscriptores lo completen mensualmente (o con mayor frecuencia), y se debe presentar una prueba de esta conciliación durante la auditoría.

3. Conciliar cuentas hasta el último día del mes anterior.
Tener cuentas conciliadas lo más actualizadas posible es una OBLIGACIÓN para sobrevivir a una auditoría. Recomiendo que las cuentas se concilien hasta el último día del mes anterior cuando el auditor visite la consulta. Con frecuencia, con la Banca en Línea resulta más fácil realizar la conciliación de manera oportuna; simplemente imprima su actividad bancaria hasta el final del mes anterior el primer día laborable del mes siguiente.

4. No espere hasta que su auditoría llegue para resolver problemas.
Tener un procedimiento establecido para resolver cualquier archivo de débito, cheques antiguos pendientes, depósitos y transferencias pendientes, y partidas no registradas en el banco cada vez que surjan estos problemas. No es aconsejable esperar hasta que se acerque una auditoría para comenzar a analizar estos elementos. Cualquier elemento no resuelto debe examinarse mensualmente (o con mayor frecuencia con conciliación diaria) y resolverse inmediatamente. Mantenerse al día durante todo el año hará que sea mucho más fácil si, de hecho, hay pequeños problemas que deben resolverse antes de que un auditor visite.

5. Tener pruebas de los elementos resueltos.
Nadie es perfecto. Y es probable que su cuenta de depósito en garantía tenga al menos un problema que deba resolverse en el momento de una auditoría. La mejor apuesta es ocuparse de ello y tener pruebas de que se resuelve cuando llega el auditor.

6. Manténgase al tanto de los cheques de alta prioridad.
Los cheques de alta prioridad, como las liquidaciones, los cheques de impuestos y seguros, deben compensarse en menos de un mes. Si alguno de estos tipos de cheques está pendiente durante más de un mes, haga un seguimiento y vuelva a emitirlos si es necesario; asegúrese de tener una prueba para el auditor si es así.

7. Preparar e informar de las políticas y remitirlas al asegurador de forma oportuna.
Asegúrese de seguir las pautas del acuerdo de suscripción para remitir el pago a su asegurador de manera puntual, y siempre prepare e informe las pólizas rápidamente también.

8. Conozca el límite de autorización de su póliza.
Asegúrese de saber cuál es el límite de autorización de su póliza y obtenga la aprobación del asegurador para cualquier póliza que supere ese límite.

9. Registre los documentos lo antes posible.
Registrar los documentos con la autoridad local correspondiente lo antes posible. La grabación puede llevar tiempo, así que asegúrese de conservar la prueba de cuándo se enviaron los documentos.

10. Sea cortés con los auditores.
¿Ha oído alguna vez la frase “Atraes más moscas con miel que con vinagre”? ¡Esto se aplica aquí! No, los auditores no son moscas. ¡Pero son personas! Recuerde ser amable y cortés al programar su auditoría y durante su visita.

Aunque esta lista puede no incluir todo lo que necesita saber sobre una auditoría, es un buen comienzo. No dude en ponerse en contacto conmigo hoy mismo si tiene preguntas sobre cómo sobrevivir a su próxima auditoría o si necesita ayuda con las conciliaciones de tres vías.

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*Actualizado al noviembre 2021