Ocho consejos para mejores procedimientos contables de depósito en garantía

¿Alguna vez ha tenido que volver atrás e investigar un depósito de dinero en serio, un giro electrónico o un cheque desembolsado, y ha pasado horas intentando determinar con qué archivo se relaciona? Ese es un tiempo valioso que podría haber pasado haciendo otras cosas, como realizar cierres, obtener nuevos negocios o incluso pasar tiempo con su familia.

Gran parte de la frustración y el tiempo dedicado a investigar las transacciones de la cuenta de depósito en garantía pueden evitarse siguiendo estas sencillas sugerencias.

1. Escriba el número de archivo en cada cheque que se depositará en el banco. Luego, conserve una copia del cheque junto con el comprobante de depósito escrito a mano y el comprobante bancario electrónico (que indique la fecha en que se depositó el cheque).
2. Cuando realice depósitos diarios (varios cheques en un depósito único), prepare un comprobante de depósito manuscrito, detallando cada cheque, la cantidad y el número de archivo correspondiente. Engrape el comprobante de depósito manuscrito al recibo del banco (que muestre el monto total del depósito y la fecha en que se depositó) y una copia de cada cheque que se depositó (con los números de archivo escritos en ellos).
3. Mantenga un registro de transferencias que anote la cantidad de cada transferencia, la fecha en que se recibió o envió, el nombre de la parte y el número de archivo con el que corresponde cada transferencia.
4. Cuando emita un cheque, asegúrese de colocar el número de archivo en algún lugar del cheque, ya sea en el campo memo o en la parte superior.
5. Si tiene cheques prenumerados, asegúrese de que el número de cheque en el cheque impreso coincida con el número de cheque en su sistema de título y depósito en garantía.
6. Haga referencia al número de archivo y/o al nombre del comprador/vendedor en las instrucciones de transferencia para que esta información aparezca en el estado de cuenta bancario.
7. Guarde siempre copias de los comprobantes de depósito, cheques recibidos, confirmaciones de giros electrónicos, cheques anulados y cancelados en la carpeta de archivos correspondiente.
8. Cree una carpeta de conciliación mensual (electrónica o en papel) que incluya los siguientes elementos:
   • El estado de cuenta bancario original de ese mes (o una copia si no recibe el original)
   • Una copia de cada cheque que se depositó, junto con el comprobante de depósito escrito a mano que usted preparó y el comprobante de depósito bancario
   • Un registro de transferencias de ese mes con los montos de las transferencias, la fecha de emisión, el número de archivo y el nombre
   • Comprobantes de confirmación de giro electrónico
   • Copias de todos los cheques anulados o cancelados
   • Paquete de informe de conciliación bancaria: informe mensual de tres vías, lista de archivos abiertos o saldo de prueba, cheques pendientes, depósitos en tránsito, transferencias no coincidentes, ajustes, libros de registro de archivos para cualquier archivo con escasez, detalle de conciliación, registro de cheques, registro de recibos, registro de transferencias, documentación miscelánea para conciliar partidas

Si sigue estos consejos para su cuenta de depósito en garantía, podrá regresar y buscar transacciones de manera rápida y sencilla, lo que le ahorrará tiempo y le liberará para tareas más importantes.