Documento técnico próximamente: Tecnologías de cierre electrónico y notarización en línea

La mayoría de nosotros no conocemos las tecnologías de notarización en línea y vivimos bajo un mosaico de nuevas leyes y regulaciones estatales. En 2017, la notarización en línea ganó terreno a medida que varias legislaturas estatales introdujeron las letras del notario en línea. Ohio, Texas y Nevada promulgaron leyes de notario en línea este año. En cada uno de estos estados, la notarización en línea hará que los cierres de bienes raíces sean más fáciles, más rápidos y más convenientes para las partes, que en realidad pueden estar en diferentes lugares del estado o del país. Otras diez legislaturas estatales están trabajando en las facturas de los notarios en línea. Estos estados reconocen que las leyes de eNotary en línea debidamente promulgadas ayudan a proteger la integridad del sistema de título de la tierra y la seguridad de los documentos, a la vez que preservan los trabajos en estos estados. Sin embargo, estas leyes no incluyen necesariamente regulaciones coherentes para la notarización electrónica y en línea. Algunas cosas en las que pensar si su estado está pensando en la legislación de notarización en línea:

Solicite al Notario electrónico en línea que conserve una copia grabada de la transacción de video o cámara web. La notarización en línea puede resolver muchos problemas relacionados con la proximidad geográfica del firmante a un notario disponible en relación con los bienes raíces. También está claro que la notarización electrónica remota conlleva un potencial real de explotación fraudulenta y desafío legal a menos que la legislación, así como las normas que rigen la notarización remota en línea, se redacten cuidadosamente. Uno de estos requisitos es protegerse contra el fraude y otros desafíos legales en el requisito de que el notario utilice solo registros electrónicos en lugar de revistas en papel u otros registros tangibles para notarizaciones electrónicas en línea. Si bien no es una protección completa contra el fraude, registrar toda la transacción en línea (incluida la firma real de documentos e identificación forense y emitida por el gobierno) es una protección contra el fraude y sirve como disuasión para aquellas personas que pueden ver esto como una oportunidad para la empresa criminal.
Exigir que los requisitos de apariencia personal actuales incluyan la nota electrónica en línea incluso si el firmante del documento no aparece en persona ante el notario público en el momento de la notaría. Los métodos para identificar a los firmantes de documentos para la notarización en línea deben ser los mismos que los métodos requeridos para una notarización en papel y una notarización electrónica en persona. Además, cualquier legislación propuesta debe requerir que sea evidente en el documento notarizado está vinculado para especificar el tipo de comparecencia que el firmante hizo ante el notario, ya sea una comparecencia física o una comparecencia en línea/remota.
Exigir una cláusula de ahorro en cualquier ley de notarización en línea. Una Cláusula de ahorro requeriría que una vez que el documento se registre en el registro de bienes inmuebles, sirva como notificación constructiva efectiva en la que el público pueda confiar incluso si el acuse de recibo o acto notarial es defectuoso. Las ambigüedades y los errores en los instrumentos inmobiliarios registrados son inevitables. Se debe alentar una cláusula de ahorro porque proporciona cierta defensa contra el intento de un Fideicomisario de Quiebra de evitar hipotecas en todo el país por reconocimientos defectuosos. También proporciona certeza y fiabilidad en los registros de tierras y crea una elevación de la sustancia sobre la forma en la revisión de instrumentos, lo que facilita la vida de todos. (es decir, sin escrituras de corrección, sin cartas de indemnización, sin problemas de gravamen intermedio; y los aseguradores no tienen que hacer juicios sobre errores y defectos; ¿necesitamos una reforma o declaraciones juradas de los delincuentes, etc.?) Muchos estados tienen estatutos de ahorro. En los estados que tienen estatutos curativos no hemos visto reclamaciones más altas ni hemos visto una “carrera hasta el fondo”. Incluso con una cláusula de ahorro en una ley de notario en línea, todavía existe una necesidad de diligencia y cuidado en la documentación de transacciones de préstamos y perfeccionamiento de intereses de garantía en bienes raíces.
Exigir al funcionario encargado del estado, como el Secretario de Estado, que establezca normas y reglamentos para la notarización en línea. Las leyes y normativas estatales ya delegan este deber a los funcionarios de comisionamiento estatales. Los notarios deben seguir las normas y reglamentos de este funcionario encargado de la puesta en marcha. La bifurcación de las normas y reglamentos que rigen a los notarios y actos notariales solo creará confusión tanto por parte del notario como de los firmantes. El funcionario encargado también está en la mejor posición para determinar si un notario público que busca realizar actos notariales electrónicos en línea debe incluir las siguientes normas y reglamentos: 1) Registro de un notario en línea; 2) Exigir que la tecnología electrónica o las tecnologías en línea se utilicen para adjuntar o asociar lógicamente una firma notarial electrónica, sellar y certificar un documento electrónico; 3) Exigir un ejemplo de la firma electrónica y el sello electrónico oficial del notario; y 4) Requerir las instrucciones o técnicas adicionales necesarias suministradas por los proveedores de notario en línea que permitan leer la firma electrónica y el sello electrónico oficial del notario.
Requisitos para actos notariales remotos realizados por notarios fuera del estado. La legislación notarial en línea debe ser coherente con los estatutos notariales actuales que rigen a los notarios extranjeros y fuera del estado. Cada estado debe considerar si sus leyes y reglamentos reconocerán actos notariales remotos realizados por notarios fuera del estado.

Permanezca atento a un debate más profundo sobre l en mi próximo libro blanco de coautoría titulado “Cerramientos electrónicos en línea: Lo que los prestamistas y las empresas de títulos necesitan para hablar y colaborar” para publicarse la próxima semana en LinkedIn. Este documento analizará el estado actual de la ley relacionada con la notarización en línea y algunas áreas en las que la industria puede trabajar en conjunto para llevar las leyes estatales a la era moderna de la tecnología para un cierre electrónico totalmente sin papel.