¡Dos estados más adoptan la legislación de Notarización en Línea Remota (“RON”)!

Indiana y Tennessee se han unido ahora a Virginia, Montana, Texas y Nevada para adoptar leyes que permitan a los notarios de estos estados realizar la notarización en línea para transacciones de bienes raíces. Ambas leyes harán que los cierres de bienes raíces sean más fáciles, más rápidos y más convenientes para las partes que realmente pueden estar en diferentes lugares de estos estados o del país. Ambas leyes protegen la integridad y la seguridad de los documentos al involucrar a un notario público ubicado en el estado en el momento de los servicios notariales preservando los trabajos notariales. Estas leyes también requieren protección de identidad electrónica, que garantizará transacciones para propietarios de vivienda y transacciones comerciales en estos estados. A continuación se muestra un resumen de ambas leyes.

Indiana

El gobernador Holcomb firmó el Proyecto de Ley 372 del Senado sobre 13 de marzo de 2018. Los notarios públicos de Indiana estarán autorizados a realizar notarizaciones remotas después de 1 de julio de 2019. La legislación exige que el secretario de estado adopte normas y reglamentos relacionados con actos notariales electrónicos y actos notariales remotos. La legislación de Indiana también requiere lo siguiente:

• En primer lugar, el Notario debe ser notario público de Indiana encargado.
• Los notarios deben completar un registro separado con SOS y pagar un monto adicional de tarifa de $5.
• Certificación y mantenimiento de registros relacionados con actos notariales remotos
• Uso de comunicación y grabación audiovisuales
• Verificación de credenciales
• Mantenimiento de registros
• El notario debe estar físicamente ubicado en Indiana para realizar los servicios de RON.
• Un componente educativo adicional para convertirse en notario público remoto.

La oficina del Secretario de Estado aprobará a los proveedores de tecnología que cumplan con los requisitos legales estatales. Un notario público remoto registrado puede seleccionar un proveedor de esta lista para proporcionar estos servicios. La aprobación de esta ley implicó los esfuerzos combinados de la ILTA, la Indiana State Bar Association, la Indiana Banker's Association, la Indiana Mortgage Bankers Association, la Indiana Association of Realtors y los proveedores interesados condujeron a la legislación.

Tennessee

En 18 de abril de 2018, la legislatura de Tennessee aprobó SB1758/HB1794 autorizando reconocimientos electrónicos y notarizaciones en línea para ciertas transacciones. Se ha enviado al gobernador para su firma. Actualmente, un firmante debe aparecer físicamente ante un notario. Después de 1 de julio de 2019, una persona puede “aparecer” mediante una comunicación de audio y video bidireccional interactiva que cumpla con los requisitos de notarización en línea. La legislación de Tennessee también requiere que se encargue una solicitud adicional y una tarifa presentada ante el Secretario de Estado de Tennessee como notario público en línea. El Secretario de Estado de Tennessee también está obligado a adoptar normas y reglamentos relacionados con actos notariales remotos en línea. La notarización electrónica en línea se refiere a:

1. Un documento que involucre bienes raíces ubicados en Tennessee;
2. Un reconocimiento o afirmación realizado por una persona ubicada en Tennessee.
3. Un acuerdo ejecutable total o parcialmente en Tennessee;
4. Un acuerdo o documento que crea una deuda que se paga en una ubicación en Tennessee;
5. Un acuerdo que requiere específicamente la aplicación de las leyes de Tennessee;
6. Un documento, incluida una declaración jurada, que se pretende presentar o utilizar en un tribunal ubicado en Tennessee.

Esta Ley también requiere que un notario público en línea:

• Un Notario Público de Tennessee encargado ubicado físicamente en Tennessee en el momento del servicio notarial;
• Pasos razonables para garantizar la integridad, seguridad y autenticidad de las notarizaciones en línea;
• Medidas razonables para mantener y proteger una copia de seguridad del registro electrónico frente al uso no autorizado;
• Mantener el registro electrónico, la firma electrónica y el sello electrónico seguros y bajo el control exclusivo del notario público en línea;
• Adjuntar la firma electrónica y el sello electrónico del notario público en línea al certificado notarial electrónico de un documento electrónico de una manera que sea capaz de verificar de forma independiente (verificación de credenciales) y haga evidente cualquier cambio o modificación posterior del documento electrónico (manipulación-sellado);
• Conservar registros relacionados con actos notariales remotos durante al menos cinco años después de la fecha de la transacción o del procedimiento.
• Modifique el formulario de acuse de recibo para que diga “apareció el recuerdo” o “apareció el recuerdo ante mí”, en lugar de “apareció personalmente” o “apareció ante mí” para notario en línea.

Otros estados que aún están considerando la legislación RON (2018-2019 sesiones) incluyen: Colorado, Florida, Pensilvania, Minnesota, Oklahoma, Wisconsin, Utah, Dakota del Sur, Nebraska, California, Luisiana, Kentucky, Michigan, Ohio y D.C. Los estados que consideran la legislación de notificación electrónica incluyen: Nuevo Hampshire, Georgia, Maryland y Arizona.