8 consejo para una mejor contabilidad de depósitos en garantía

Mantener tu flujo de trabajo organizado ayuda a tu negocio a largo plazo. Le pedimos a Dina Taaffe, vicepresidenta sénior de Stewart Financial Services, que compartiera consejos sobre cómo las agencias de títulos de propiedad pueden garantizar mejores procedimientos contables de depósito en garantía.

¿Alguna vez tuvo que volver atrás e investigar un depósito de dinero en serio, una transferencia bancaria o un cheque desembolsado, y pasó horas intentando determinar con qué archivo se relaciona? Ese es un tiempo valioso que podría haber pasado haciendo otras cosas, como realizar cierres, obtener nuevos negocios o incluso pasar tiempo con su familia.

Gran parte de la frustración y el tiempo dedicado a investigar transacciones de cuentas de depósito en garantía pueden evitarse siguiendo estas sencillas sugerencias.

Escriba el número de archivo en cada cheque que se depositará en el banco. Si utiliza un depósito remoto, puede seleccionar que se guarde la imagen del cheque. Luego, conserve una copia del cheque con el comprobante de depósito escrito a mano y el comprobante bancario electrónico (que indique la fecha en que se depositó el cheque).
Cuando realice depósitos diarios (varios cheques en un depósito único), prepare un comprobante de depósito manuscrito, detallando cada cheque, la cantidad y el número de archivo correspondiente. Conserve una copia de cada cheque que se depositó (con los números de archivo escritos en ellos) con la lista detallada y la fecha de depósito.
Mantenga un registro de transferencias que anote la cantidad de cada transferencia, la fecha en que se recibió o envió, el nombre de la parte y el número de archivo correspondiente.
Haga referencia al número de archivo y/o al nombre del comprador/vendedor en las instrucciones de transferencia para que esta información aparezca en el estado de cuenta bancario.
Cuando emita un cheque, asegúrese de colocar el número de archivo en algún lugar del cheque, ya sea en el campo de memorándum o en la parte superior.
Si tiene cheques prenumerados, asegúrese de que el número de cheque impreso coincida con el número de cheque en su sistema de título y depósito en garantía.
Guarde siempre copias de los comprobantes de depósito, cheques recibidos, confirmaciones de giros electrónicos, cheques anulados y cancelados en el archivo o carpeta electrónica correspondiente.
Cree una carpeta de conciliación mensual (electrónica o en papel) que incluya los siguientes elementos:
- El estado de cuenta bancario original de ese mes (o una copia si no recibe el original)
- Una copia de cada cheque que se depositó, junto con el comprobante de depósito escrito a mano que usted preparó y el comprobante de depósito bancario
- Un registro de transferencias de ese mes con los montos de las transferencias, la fecha de emisión, el número de archivo, el nombre y los comprobantes de confirmación de las transferencias
- Copias de todos los cheques anulados o cancelados
- Paquete de informe de conciliación bancaria: informe mensual de tres vías, lista de archivos abiertos o saldo de prueba, cheques pendientes, depósitos en tránsito, transferencias no coincidentes, ajustes, libros de registro de archivos para cualquier archivo con escasez, detalle de conciliación, registro de cheques, registro de recibos, registro de transferencias, documentación miscelánea para conciliar partidas

Si sigue estos consejos para su cuenta de depósito en garantía, podrá regresar y buscar transacciones de manera rápida y sencilla, lo que le ahorrará tiempo y le liberará para tareas más importantes.

Gracias a Dina por compartir esta gran información. Para obtener más información sobre nuestros servicios financieros y otras soluciones para agentes de títulos, haga clic aquí o solicite más información a su representante de Stewart Agency.

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