10 Mẹo để sống sót qua kiểm toán ký quỹ tiếp theo của bạn

Hãy đối mặt với nó. Không ai thích bị kiểm toán. Đó là một nỗi đau và nó chiếm thời gian quý báu của bạn. Có thể bạn, giống như nhiều người khác, chỉ sợ rằng email hoặc cuộc gọi điện thoại cho bạn biết kiểm toán hàng năm của bạn sắp diễn ra. Thật không may, đó chỉ là một trong những điều cần phải giải quyết trong kinh doanh này.

Với tư cách là kiểm toán viên nội bộ trước đây của Stewart và hiện là Phó Chủ tịch Cấp cao của Stewart Financial Services, tôi có một vài lời khuyên có thể giúp cho lần kiểm toán tiếp theo của bạn bớt căng thẳng hơn.

1. Phản hồi yêu cầu kiểm toán một cách kịp thời.
Điều này có nghĩa là càng sớm càng tốt. Không trả lời, hoặc mất vài ngày hoặc vài tuần để liên lạc để lên lịch kiểm tra, có thể khiến kiểm toán viên liên quan đến Stewart Agency Services. Lập kế hoạch kiểm toán ngay khi có thông báo thực sự có thể giúp tăng tốc quá trình.

2. Hãy chắc chắn thực hiện đối chiếu ba chiều.
Đây là sự đối chiếu trong đó ngân hàng được cân bằng với sổ sách, và sau đó cân bằng với danh sách tệp mở (hoặc số dư thử nghiệm). Ba con số này phải bằng nhau để có một sự hòa giải thích hợp, ba chiều. Điều này được yêu cầu bởi các kiểm toán viên và người bảo lãnh phải được hoàn thành trên cơ sở hàng tháng (hoặc thường xuyên hơn), và bằng chứng về sự đối chiếu này phải được trình bày trong quá trình kiểm toán.

3. Đối chiếu các tài khoản đến ngày cuối cùng của tháng trước đó.
Việc có các tài khoản được đối chiếu là hiện tại nhất có thể là PHẢI để tồn tại sau một cuộc kiểm toán. Tôi đề nghị rằng các tài khoản được đối chiếu qua ngày cuối cùng của tháng trước khi kiểm toán viên đến thăm. Việc hòa giải kịp thời thường được thực hiện dễ dàng hơn với ngân hàng trực tuyến – chỉ cần in hoạt động ngân hàng của bạn cho đến cuối tháng trước vào ngày làm việc đầu tiên của tháng tiếp theo.

4. Đừng chờ đợi cho đến khi kiểm toán của bạn đến xung quanh để giải quyết vấn đề.
Có một thủ tục được thiết lập tại chỗ để giải quyết bất kỳ tập tin ghi nợ, séc cũ chưa thanh toán, tiền gửi chưa thanh toán và dây điện, và các khoản mục không được đặt bất cứ lúc nào những vấn đề này phát sinh. Nó không phải là khôn ngoan để chờ đợi cho đến khi một kiểm toán được tiếp cận để bắt đầu xem xét các mặt hàng này. Bất kỳ vấn đề nào chưa được giải quyết đều phải được kiểm tra hàng tháng (hoặc thường xuyên hơn là đối chiếu hàng ngày) và được giải quyết ngay lập tức. Theo kịp tốc độ trong suốt cả năm sẽ làm cho nó dễ dàng hơn nhiều nếu có, trên thực tế, bất kỳ vấn đề nhỏ nào phải được giải quyết trước khi kiểm toán viên đến thăm.

5. Có bằng chứng về các hạng mục đã được giải quyết.
Không ai là hoàn hảo. Và tài khoản ký quỹ của bạn có thể sẽ có ít nhất một vấn đề cần được giải quyết tại thời điểm kiểm toán. Đặt cược tốt nhất là để chăm sóc nó, và có bằng chứng rằng nó được giải quyết khi kiểm toán viên đến.

6. Luôn kiểm tra mức độ ưu tiên cao.
Các chi phiếu ưu tiên cao - chẳng hạn như chi trả, thuế và bảo hiểm - sẽ được hoàn thành trong vòng chưa đầy một tháng. Nếu bất kỳ loại séc nào trong số này chưa được thanh toán trong hơn một tháng, hãy theo dõi và phát hành lại nếu cần thiết; đảm bảo có bằng chứng cho kiểm toán viên nếu có.

7. Chuẩn bị và báo cáo các chính sách, và chuyển cho người thẩm định bảo hiểm một cách kịp thời.
Hãy chắc chắn làm theo các hướng dẫn trong thỏa thuận bảo lãnh để chuyển khoản thanh toán cho người bảo lãnh của bạn một cách đúng giờ và luôn chuẩn bị và báo cáo chính sách một cách nhanh chóng.

8. Biết giới hạn ủy quyền hợp đồng của quý vị.
Hãy chắc chắn biết giới hạn ủy quyền hợp đồng của bạn là gì và xin phê duyệt từ người thẩm định cho bất kỳ hợp đồng nào vượt quá giới hạn đó.

9. Ghi lại tài liệu càng sớm càng tốt.
Ghi lại các tài liệu với cơ quan địa phương thích hợp càng sớm càng tốt. Việc ghi lại có thể mất thời gian, vì vậy hãy chắc chắn giữ lại bằng chứng về thời điểm các tài liệu được gửi.

10. Hãy lịch sự với kiểm toán viên.
Bạn đã bao giờ nghe cụm từ "Bạn thu hút nhiều ruồi bằng mật ong hơn giấm" chưa? Áp dụng ở đây! Không, kiểm toán viên không phải là ruồi. Nhưng họ là người! Hãy nhớ lịch sự và lịch sự khi lên lịch kiểm toán và trong chuyến thăm của họ.

Mặc dù danh sách này có thể không bao gồm mọi thứ bạn cần biết về kiểm toán, nhưng đó là một khởi đầu tốt. Vui lòng liên hệ với tôi ngay hôm nay với các câu hỏi về việc sống sót qua cuộc kiểm toán tiếp theo của bạn, hoặc để được hỗ trợ với các bản hòa giải ba chiều.

Bạn muốn tìm hiểu thêm về các mẹo kiểm toán ký quỹ? Nhấp vào một trong các liên kết bên dưới để đọc về chủ đề này:

*Đã cập nhật kể từ tháng mười một 2021