Tám Lời khuyên để có Quy trình Kế toán Escrow Tốt hơn

Bạn đã bao giờ phải quay trở lại và nghiên cứu một khoản tiền gửi nghiêm túc, một khoản chuyển khoản hoặc séc giải ngân và dành hàng giờ cố gắng xác định nó liên quan đến tệp nào chưa? Đó là khoảng thời gian quý giá mà bạn có thể dành để làm những việc khác, như thực hiện việc chốt giao dịch, nhận việc kinh doanh mới hoặc thậm chí dành thời gian cho gia đình.

Phần lớn sự thất vọng và thời gian dành cho nghiên cứu các giao dịch tài khoản ký quỹ có thể tránh được bằng cách làm theo những lời khuyên đơn giản này.

1. Ghi số hồ sơ trên mỗi séc sẽ được gửi tại ngân hàng. Sau đó, giữ một bản sao của séc với phiếu gửi tiền viết tay và phiếu ngân hàng điện tử (hiển thị ngày séc được gửi).
2. Khi thực hiện gửi tiền hàng ngày (nhiều séc trong một lần gửi tiền), hãy chuẩn bị phiếu gửi tiền viết tay, ghi từng khoản séc, số tiền và số tệp tương ứng. Ghi vào phiếu gửi tiền viết tay vào biên lai ngân hàng (hiển thị toàn bộ số tiền gửi và ngày gửi) và một bản sao của mỗi séc đã được gửi (với số hồ sơ được ghi trên đó).
3. Ghi nhật ký chuyển khoản ghi chú số lượng của mỗi dây, ngày nhận hoặc gửi, tên của bên và số tệp mà mỗi dây tương ứng.
4. Khi phát hành séc, hãy đảm bảo đặt số tệp ở đâu đó trên séc, trong trường ghi nhớ hoặc ở trên cùng.
5. Nếu bạn có séc được đánh số trước, hãy đảm bảo rằng số séc trên séc đã in khớp với số séc trong quyền sở hữu và hệ thống ký quỹ của bạn.
6. Tham khảo số hồ sơ và/hoặc tên của người mua/người bán trên hướng dẫn chuyển khoản để thông tin này sẽ xuất hiện trên bảng sao kê ngân hàng.
7. Luôn giữ bản sao phiếu gửi tiền, séc nhận được, xác nhận chuyển khoản, séc bị hủy và hủy trong thư mục tệp tương ứng.
8. Tạo một thư mục đối chiếu hàng tháng (điện tử hoặc giấy) bao gồm các mục sau:
   • Bản sao kê ngân hàng gốc từ tháng đó (hoặc bản sao nếu quý vị không nhận được bản gốc)
   • Một bản sao của mỗi séc đã được gửi, cùng với phiếu gửi tiền viết tay bạn đã chuẩn bị và phiếu gửi tiền ngân hàng
   • Nhật ký chuyển khoản từ tháng đó với số tiền chuyển khoản, ngày phát hành, số tệp và tên
   • Các phiếu xác nhận dây điện
   • Bản sao của tất cả các séc bị hủy bỏ hoặc hủy bỏ
   • Gói báo cáo đối chiếu ngân hàng: báo cáo ba chiều hàng tháng, danh sách tập tin mở hoặc số dư thử nghiệm, séc chưa thanh toán, tiền gửi đang vận chuyển, dây điện chưa từng có, điều chỉnh, sổ cái tập tin cho bất kỳ tập tin nào thiếu, chi tiết đối chiếu, đăng ký kiểm tra, đăng ký biên nhận, đăng ký dây, tài liệu khác cho các mục đối chiếu

Bằng cách làm theo các mẹo này cho tài khoản ký quỹ của mình, bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng quay lại và nghiên cứu các giao dịch – tiết kiệm thời gian và giải phóng bạn cho các nhiệm vụ quan trọng hơn.