8 Lời khuyên để Kế toán Escrow Tốt hơn

Việc sắp xếp quy trình làm việc của bạn sẽ giúp doanh nghiệp của bạn trong thời gian dài. Chúng tôi đã yêu cầu Phó Chủ tịch Cấp cao của Stewart Financial Services Dina Taaffe chia sẻ các mẹo về cách các đại lý quyền sở hữu có thể đảm bảo quy trình kế toán ký quỹ tốt hơn.

Bạn đã bao giờ phải quay lại và nghiên cứu một khoản tiền gửi nghiêm túc, một khoản chuyển khoản hoặc một séc giải ngân và dành hàng giờ cố gắng xác định nó liên quan đến tệp nào chưa? Đó là khoảng thời gian quý giá mà bạn có thể dành để làm những việc khác, như thực hiện việc chốt giao dịch, nhận công việc kinh doanh mới hoặc thậm chí dành thời gian cho gia đình.

Phần lớn sự thất vọng và thời gian dành cho nghiên cứu các giao dịch tài khoản ký quỹ có thể tránh được bằng cách làm theo những lời khuyên đơn giản này.

1. Ghi số hồ sơ trên mỗi séc sẽ được gửi tại ngân hàng. Nếu sử dụng gửi tiền từ xa, bạn có thể chọn để lưu hình ảnh séc đó. Sau đó, giữ một bản sao của séc với phiếu gửi tiền viết tay và phiếu ngân hàng điện tử (hiển thị ngày séc được gửi).
2. Khi thực hiện gửi tiền hàng ngày (nhiều séc trong một lần gửi tiền), hãy chuẩn bị phiếu gửi tiền viết tay, ghi từng khoản séc, số tiền và số tệp tương ứng. Giữ lại bản sao của mỗi séc đã được gửi (với số hồ sơ được ghi trên đó) với danh sách được ghi thành từng khoản và ngày gửi.
3. Lưu giữ nhật ký chuyển khoản ghi chú số tiền của mỗi dây, ngày nhận hoặc gửi, tên của bên và số tệp tương ứng.
4. Tham khảo số hồ sơ và/hoặc tên của người mua/người bán trên hướng dẫn chuyển khoản để thông tin này sẽ xuất hiện trên bảng sao kê ngân hàng.
5. Khi phát hành séc, hãy đảm bảo đặt số tệp ở đâu đó trên séc, trong trường ghi nhớ hoặc ở trên cùng.
6. Nếu bạn có séc được đánh số trước, hãy đảm bảo rằng số séc trên séc đã in khớp với số séc trong quyền sở hữu và hệ thống ký quỹ của bạn.
7. Luôn giữ bản sao phiếu gửi tiền, séc nhận được, xác nhận chuyển khoản, séc bị hủy và hủy trong tệp hoặc thư mục điện tử tương ứng.
8. Tạo một thư mục đối chiếu hàng tháng (điện tử hoặc giấy) bao gồm các mục sau:
   • Bản sao kê ngân hàng gốc từ tháng đó (hoặc bản sao nếu quý vị không nhận được bản gốc)
   • Một bản sao của mỗi séc đã được gửi, cùng với phiếu gửi tiền viết tay bạn đã chuẩn bị và phiếu gửi tiền ngân hàng
   • Nhật ký chuyển khoản từ tháng đó với số tiền chuyển khoản, ngày phát hành, số tệp, tên và phiếu xác nhận chuyển khoản
   • Bản sao của tất cả các séc bị hủy bỏ hoặc hủy bỏ
   • Gói báo cáo đối chiếu ngân hàng: báo cáo ba chiều hàng tháng, danh sách tập tin mở hoặc số dư thử nghiệm, séc chưa thanh toán, tiền gửi đang vận chuyển, dây điện chưa từng có, điều chỉnh, sổ cái tập tin cho bất kỳ tập tin nào thiếu, chi tiết đối chiếu, đăng ký kiểm tra, đăng ký biên nhận, đăng ký dây, tài liệu khác cho các mục đối chiếu

Bằng cách làm theo các mẹo này cho tài khoản ký quỹ của mình, bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng quay lại và nghiên cứu các giao dịch – tiết kiệm thời gian và giải phóng bạn cho các nhiệm vụ quan trọng hơn.

Cảm ơn Dina đã chia sẻ thông tin tuyệt vời này. Để biết thêm thông tin về các dịch vụ tài chính của chúng tôi và các giải pháp khác cho các đại lý quyền sở hữu, hãy nhấp vào đây hoặc hỏi Đại diện Đại lý Stewart của bạn để biết thêm thông tin.

Muốn nhiều hơn? Xem các bài viết sau:

Sách trắng: Hiểu 2021 Chính sách ALTA
Cách kết hợp tính bền vững vào doanh nghiệp của bạn
5 loại email lừa đảo bạn cần phải biết