Sách trắng sắp ra mắt: Công nghệ Công chứng và Xác nhận Điện tử Trực tuyến

Các công chứng viên trực tuyến không quen thuộc với hầu hết chúng ta và sống dưới sự chắp vá của các luật và quy định mới của tiểu bang. Trong 2017, công chứng trực tuyến đã đạt được sức hút khi một số cơ quan lập pháp tiểu bang đưa ra các dự luật công chứng trực tuyến. Ohio, Texas và Nevada đã ban hành luật công chứng trực tuyến trong năm nay. Ở mỗi tiểu bang này, công chứng trực tuyến sẽ giúp việc đóng cửa bất động sản dễ dàng hơn, nhanh hơn và thuận tiện hơn cho các bên, những người thực sự có thể ở các địa điểm khác nhau trên toàn tiểu bang hoặc quốc gia. Mười cơ quan lập pháp tiểu bang khác đang làm việc trên các dự luật công chứng trực tuyến. Các tiểu bang này thừa nhận rằng các luật Công chứng trực tuyến được ban hành đúng cách giúp bảo vệ tính toàn vẹn của hệ thống quyền sở hữu đất và bảo mật tài liệu trong khi vẫn bảo vệ công việc ở các tiểu bang này. Tuy nhiên, các luật này không nhất thiết phải bao gồm các quy định nhất quán về công chứng điện tử và trực tuyến. Một số điều cần suy nghĩ nếu tiểu bang của quý vị đang nghĩ về luật công chứng trực tuyến:

1. Yêu cầu Công chứng viên điện tử trực tuyến giữ lại bản sao ghi của giao dịch video hoặc webcam. Công chứng trực tuyến có thể giải quyết nhiều vấn đề liên quan đến vùng lân cận địa lý của người ký với một công chứng viên có sẵn vì nó liên quan đến bất động sản. Cũng rõ ràng rằng công chứng điện tử từ xa có tiềm năng thực sự đối với việc khai thác gian lận và thách thức pháp lý trừ khi luật pháp, cũng như các quy tắc điều chỉnh công chứng trực tuyến từ xa, được soạn thảo cẩn thận. Một yêu cầu như vậy là bảo vệ chống gian lận và các thách thức pháp lý khác trong yêu cầu công chứng viên chỉ sử dụng hồ sơ điện tử thay vì tạp chí giấy hoặc hồ sơ hữu hình khác cho công chứng điện tử trực tuyến. Mặc dù không phải là biện pháp bảo vệ hoàn toàn chống gian lận, nhưng việc ghi lại toàn bộ giao dịch trực tuyến (bao gồm cả việc ký kết thực tế các tài liệu và nhận dạng pháp lý do chính phủ cấp) là biện pháp bảo vệ chống gian lận và đóng vai trò là biện pháp ngăn chặn những cá nhân có thể coi đây là cơ hội cho doanh nghiệp tội phạm.
2. Yêu cầu các yêu cầu về ngoại hình cá nhân hiện tại bao gồm Công chứng trực tuyến ngay cả khi người ký tài liệu không trực tiếp xuất hiện trước công chứng viên tại thời điểm công chứng. Các phương pháp xác định người ký tài liệu để công chứng trực tuyến phải giống như các phương pháp cần thiết cho công chứng trên giấy và công chứng điện tử trực tiếp. Ngoài ra, bất kỳ luật đề xuất nào cũng cần yêu cầu rõ ràng trên tài liệu có công chứng được gắn liền với việc chỉ định loại hình xuất hiện của người ký trước công chứng viên, có thể là hình thức vật lý hoặc hình thức trực tuyến/từ xa.
3. Yêu cầu điều khoản tiết kiệm trong bất kỳ luật công chứng trực tuyến nào. Điều khoản Tiết kiệm sẽ yêu cầu rằng một khi tài liệu được ghi lại trong hồ sơ bất động sản, nó sẽ đóng vai trò là thông báo mang tính xây dựng hiệu quả mà công chúng có thể dựa vào ngay cả khi việc xác nhận hoặc hành động công chứng bị lỗi. Không thể tránh khỏi sự mơ hồ và lỗi trong các công cụ bất động sản được ghi lại. Cần khuyến khích một điều khoản tiết kiệm vì nó cung cấp một số biện pháp bảo vệ chống lại nỗ lực của Người được ủy thác phá sản để tránh các khoản thế chấp trên toàn quốc đối với các xác nhận bị lỗi. Nó cũng cung cấp sự chắc chắn và độ tin cậy trong hồ sơ đất đai và tạo ra sự nâng cao của chất hơn hình thức trong việc xem xét các công cụ, làm cho cuộc sống dễ dàng hơn cho tất cả mọi người. (tức là không có chứng thư sửa chữa, không có thư bồi thường, không có vấn đề về quyền lưu giữ; và các nhà bảo hiểm không phải đưa ra phán quyết về lỗi và khiếm khuyết - chúng ta có cần cải cách hoặc tuyên thệ của người bán, v.v.) Nhiều tiểu bang có quy chế tiết kiệm. Ở tiểu bang có các đạo luật chữa bệnh, chúng tôi chưa thấy các yêu cầu bồi thường cao hơn cũng như chúng tôi đã thấy một cuộc đua xuống đáy. Ngay cả với điều khoản tiết kiệm trong luật công chứng trực tuyến, vẫn cần phải thẩm định và cẩn trọng trong việc ghi lại các giao dịch cho vay và hoàn thiện lợi ích bảo mật trong bất động sản.
4. Yêu cầu viên chức ủy quyền của tiểu bang, chẳng hạn như Bộ trưởng Ngoại giao, thiết lập các quy tắc và quy định để công chứng trực tuyến. Các luật và quy định của tiểu bang đã ủy quyền nhiệm vụ này cho các viên chức ủy thác của tiểu bang. Công chứng viên phải tuân thủ các quy tắc và quy định của viên chức ủy nhiệm này. Phân nhánh các quy tắc và quy định chi phối công chứng viên và hành vi công chứng sẽ chỉ tạo ra sự nhầm lẫn bởi cả công chứng viên và người ký. Viên chức ủy nhiệm cũng ở vị trí tốt nhất để xác định xem một công chứng viên đang tìm cách thực hiện các hành vi công chứng điện tử trực tuyến có nên bao gồm các quy tắc và quy định sau đây hay không: 1) Đăng ký công chứng viên trực tuyến; 2) Yêu cầu sử dụng công nghệ điện tử hoặc công nghệ trực tuyến để gắn hoặc liên kết hợp lý chữ ký công chứng điện tử, con dấu và giấy chứng nhận cho một tài liệu điện tử; 3) Yêu cầu một ví dụ về chữ ký điện tử và con dấu điện tử chính thức của công chứng viên; và 4) Yêu cầu bất kỳ hướng dẫn hoặc kỹ thuật cần thiết bổ sung nào được cung cấp bởi các nhà cung cấp công chứng trực tuyến cho phép đọc chữ ký điện tử và con dấu điện tử chính thức của công chứng viên.
5. Yêu cầu đối với các hành vi công chứng từ xa được thực hiện bởi công chứng viên ngoài tiểu bang. Luật công chứng trực tuyến phải phù hợp với các đạo luật công chứng hiện hành điều chỉnh các công chứng viên ngoài tiểu bang và nước ngoài. Mỗi tiểu bang nên xem xét liệu pháp luật và quy định của mình có công nhận các hành vi công chứng từ xa được thực hiện bởi công chứng viên ngoài tiểu bang hay không.

Hãy theo dõi để có một cuộc thảo luận sâu hơn về l trong sách trắng đồng tác giả sắp tới của tôi có tên là “Câu hỏi điện tử trực tuyến: Những gì Bên Cho vay và Công ty Quyền sở hữu cần Trao đổi và Cộng tác” để được công bố vào tuần tới trên LinkedIn. Tài liệu này sẽ thảo luận về tình trạng hiện tại của luật liên quan đến công chứng trực tuyến và một số lĩnh vực mà ngành công nghiệp có thể làm việc cùng nhau để đưa luật của tiểu bang vào kỷ nguyên công nghệ hiện đại để có một eClosing hoàn toàn không cần giấy tờ.