Hai tiểu bang khác áp dụng luật công chứng trực tuyến từ xa (RON)!

Indiana và Tennessee hiện đã gia nhập Virginia, Montana, Texas và Nevada trong việc thông qua các luật cho phép công chứng viên ở các tiểu bang này thực hiện công chứng trực tuyến cho các giao dịch bất động sản. Cả hai luật sẽ giúp việc đóng cửa bất động sản dễ dàng hơn, nhanh hơn và thuận tiện hơn cho các bên thực sự có thể ở các địa điểm khác nhau trên các tiểu bang này hoặc quốc gia. Cả hai luật đều bảo vệ tính toàn vẹn và bảo mật của tài liệu bằng cách liên quan đến công chứng viên trong tiểu bang tại thời điểm dịch vụ công chứng bảo vệ các công việc công chứng. Các luật này cũng yêu cầu bảo vệ danh tính điện tử để đảm bảo các giao dịch cho chủ nhà và giao dịch thương mại ở các tiểu bang này. Đây là tóm tắt của cả hai luật.

Indiana

Thống đốc Holcomb đã ký Dự luật Thượng viện 372 thành luật trên Ngày 13 tháng ba năm 2018. Công chứng viên Indiana sẽ được phép thực hiện công chứng từ xa sau Ngày 1 tháng bảy năm 2019. Luật pháp yêu cầu thư ký nhà nước thông qua các quy tắc và quy định liên quan đến các hành vi công chứng điện tử và hành vi công chứng từ xa. Luật pháp của Indiana cũng yêu cầu những điều sau đây:

• Công chứng viên trước tiên phải là Công chứng viên Indiana được ủy quyền.
• Công chứng viên phải hoàn thành đăng ký riêng với SOS và trả thêm một khoản phí là $5.
• Chứng nhận và lưu giữ hồ sơ liên quan đến các hành vi công chứng từ xa
• Sử dụng giao tiếp và ghi âm trực quan bằng âm thanh
• Xác minh thông tin đăng nhập
• Duy trì hồ sơ
• Công chứng viên phải có mặt tại Indiana để thực hiện các dịch vụ RON.
• Một thành phần giáo dục bổ sung để trở thành một công chứng viên từ xa.

Văn phòng Bộ trưởng Ngoại giao sẽ phê duyệt các nhà cung cấp công nghệ đáp ứng các yêu cầu của luật pháp tiểu bang. Sau đó công chứng viên từ xa đã đăng ký có thể chọn một nhà cung cấp từ danh sách này để cung cấp các dịch vụ này. Việc thông qua luật này liên quan đến những nỗ lực kết hợp của ILTA, Hiệp hội Luật sư Tiểu bang Indiana, Hiệp hội Ngân hàng Indiana, Hiệp hội Ngân hàng Thế chấp Indiana, Hiệp hội Bất động sản Indiana và các nhà cung cấp quan tâm đã dẫn đến luật.

Tennessee

Trên Ngày 18 tháng tư năm 2018, cơ quan lập pháp Tennessee đã thông qua SB1758/HB1794 cho phép xác nhận điện tử và công chứng trực tuyến cho một số giao dịch nhất định. Thông tin đã được gửi đến Thống đốc để ký tên. Hiện tại, người ký phải xuất hiện trước công chứng viên. Sau Ngày 1 tháng bảy năm 2019, một người có thể “xuất hiện” bằng cách giao tiếp bằng âm thanh và video hai chiều tương tác đáp ứng các yêu cầu công chứng trực tuyến. Luật pháp Tennessee cũng yêu cầu nộp đơn và lệ phí bổ sung cho Bộ trưởng Ngoại giao Tennessee để được ủy quyền như một công chứng viên trực tuyến. Bộ trưởng Ngoại giao Tennessee cũng được yêu cầu áp dụng các quy tắc và quy định liên quan đến các hành vi công chứng trực tuyến từ xa. Công chứng điện tử trực tuyến liên quan đến:

1. Một tài liệu liên quan đến bất động sản đặt tại Tennessee;
2. Một xác nhận hoặc xác nhận được thực hiện bởi một người ở Tennessee.
3. Một thỏa thuận có thể thực hiện toàn bộ hoặc một phần tại Tennessee;
4. Một thỏa thuận hoặc tài liệu tạo ra một khoản nợ phải trả tại một địa điểm ở Tennessee;
5. Thỏa thuận yêu cầu cụ thể việc áp dụng luật pháp của Tennessee;
6. Một tài liệu, bao gồm bản khai có tuyên thệ, được dự định nộp hoặc sử dụng tại một tòa án ở Tennessee.

Đạo luật này cũng yêu cầu công chứng viên trực tuyến:

• Công chứng viên Tennessee được ủy quyền thực hiện tại Tennessee tại thời điểm thực hiện dịch vụ công chứng;
• Các bước hợp lý để đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật và tính xác thực của công chứng trực tuyến;
• Các bước hợp lý để duy trì và bảo vệ bản sao lưu cho hồ sơ điện tử khỏi bị sử dụng trái phép;
• Giữ an toàn hồ sơ điện tử, chữ ký điện tử và con dấu điện tử và dưới sự kiểm soát độc quyền của công chứng viên trực tuyến;
• Đính kèm chữ ký điện tử và con dấu điện tử của công chứng viên trực tuyến vào chứng nhận công chứng điện tử của tài liệu điện tử theo cách có khả năng xác minh độc lập (xác minh thông tin đăng nhập) và hiển thị bất kỳ thay đổi hoặc sửa đổi nào sau đó đối với tài liệu điện tử rõ ràng (con dấu tam giác);
• Lưu giữ hồ sơ liên quan đến các hành vi công chứng từ xa trong ít nhất năm năm sau ngày giao dịch hoặc thủ tục.
• Sửa lại mẫu xác nhận để đọc “xuất hiện từ xa” hoặc “xuất hiện từ xa trước mặt tôi”, thay vì “xuất hiện cá nhân” hoặc “xuất hiện trước mặt tôi” cho công chứng viên trực tuyến.

Các tiểu bang khác vẫn đang xem xét luật RON (2018-2019 phiên họp) bao gồm: Colorado, Florida Pennsylvania, Minnesota, Oklahoma, Wisconsin, Utah, South Dakota, Nebraska, California, Louisiana, Kentucky, Michigan, Ohio và D.C. Các tiểu bang đang xem xét luật Công chứng điện tử bao gồm: New Hampshire, Georgia, Maryland và Arizona.