八条更好的托管会计程序提示

您是否曾不得不回去研究一笔诚挚的存款、一笔电汇或一张已付支票，并花了几个小时试图确定它与哪个文件相关？这是你本可以花在做其他事情上的宝贵时间，比如完成交易、获得新业务，甚至花时间与家人在一起。

通过遵循这些简单的提示，可以避免大部分挫折和研究托管账户交易所花费的时间。

1. 在每张将存入银行的支票上写下文件编号。然后，将支票副本与手写存款单和电子银行单据（显示支票的存入日期）一起保存。
2. 进行每日存款时（一次性存款中有多张支票），准备一份手写存款单，逐项列出每张支票、金额和相应的文件编号。将手写存款单与银行收据（显示全额存款金额和存款日期）和存入的每张支票的副本（文件编号写在上面）吻合。
3. 保留一份电汇日志，注明每条电汇的金额、收到或发送日期、交易方名称以及每条电汇对应的文件编号。
4. 签发支票时，请确保将文件编号放在支票上的某个位置，无论是在备忘录字段还是顶部。
5. 如果您有预先编号的支票，请确保打印的支票上的支票编号与标题和托管系统中的支票编号匹配。
6. 在电汇说明上参考买方/卖方的文件编号和/或名称，以便此信息出现在银行对账单上。
7. 始终将存款单、收到的支票、电汇确认、作废和取消的支票副本保存在相应的文件夹中。
8. 创建包含以下项目的每月核对文件夹（电子或纸质）：
   • 该月的原始银行对账单（如果您没有收到原件，则提供一份副本）
   • 已存入的每张支票的副本，以及您准备的手写存款单和银行存款单
   • 该月的电汇日志，包含电汇金额、签发日期、文件编号和姓名
   • 电汇确认单
   • 所有作废或取消支票的副本
   • 银行对账报告包：每月三方报告、未结文件列表或试算表、未结清支票、在途存款、不匹配的电汇、调整、短缺文件的文件分类账、对账详情、支票登记簿、收据登记簿、电汇登记簿、对账项目的其他文件

通过为您的托管帐户遵循这些提示，您可以快速轻松地返回并研究交易 - 节省时间并腾出时间来完成更重要的任务。