Artículo del blog de Stewart

13 Pautas para preparar a las agencias para una auditoría de depósito en garantía

Publicado el: 17 de noviembre de 2021

POR EL EQUIPO DE CONTENIDO DE STEWART

POR ADMINISTRADOR

La Asociación Americana de Títulos Terrestres (ALTA) publica las mejores prácticas recomendadas para que todas las agencias independientes de títulos las sigan en sus operaciones diarias. Se incluyen pautas para los procedimientos de evaluación y recomendaciones sobre cuándo una agencia debe aprobar o no una auditoría de depósito en garantía.

Basándonos en estos procedimientos de evaluación ALTA, hemos reunido las siguientes pautas: un buen comienzo para ayudar a garantizar que su agencia esté preparada para su auditoría de depósito en garantía. Consulte el sitio web de Mejores prácticas de ALTA para obtener una variedad de recursos adicionales, incluidos seminarios web, libros de trabajo, listas de verificación y más.

Conciliar cada cuenta bancaria (de depósito en garantía y sin depósito en garantía, activa e inactiva). Si una cuenta está inactiva y no tiene previsto usarla en el futuro, es mejor cerrarla.
Asegúrese de que todos los firmantes autorizados, iniciadores de giros electrónicos y aprobadores de cuentas sigan siendo empleados activos. Cuando un empleado abandone su agencia, asegúrese de eliminarlo como usuario autorizado en todas las cuentas.
Asegúrese de que solo los firmantes autorizados tengan acceso a sellos de signatario, si su empresa los utiliza. Guarde los sellos en un cajón cerrado con llave y permita que solo los usuarios autorizados tengan la llave.
Realizar una verificación de antecedentes de cinco años antes de contratar a un empleado. Guarde los resultados de la comprobación de antecedentes en el archivo de personal de cada persona. Mantenga estos registros seguros y disponibles solo para aquellos empleados que tengan la “necesidad de saber”.
Capacite a sus empleados sobre la administración de las cuentas de fondos de depósito en garantía y fideicomisos de depósito en garantía.
Realice una conciliación de tres vías en todas las cuentas de fideicomiso de depósito en garantía y tenga la documentación a mano para su auditor. Incluya lo siguiente a partir de la fecha de conciliación:
- Estado de cuenta bancario
- Hoja de conciliación/página de resumen con saldo de libro
- Lista de depósitos pendientes/depósitos en tránsito
- Abrir lista de archivos de depósito en garantía o saldo de prueba
- Lista de desembolsos pendientes
Investigue y resuelva todos los elementos de conciliación inmediatamente. Esto incluye:
- Archivos con saldos negativos
- Depósitos en tránsito de más de tres días
- Cables pendientes de más de tres días de antigüedad
- Comprobaciones pendientes de pago final, impuestos y seguros de más de 10 día de antigüedad
- Partidas con banco-no-reservadas
Complete todas las conciliaciones en el plazo de 10 día laborable desde la fecha de cierre del extracto bancario. Esto requerirá que usted obtenga acceso a la Banca en Línea a su(s) cuenta(s) de depósito en garantía. Se recomienda conciliar las cuentas diariamente o semanalmente, para asegurarse de que todas las partidas de conciliación se resuelvan y que la conciliación se complete en el plazo de 10 día laborable.
Haga que una parte independiente no asociada con la función de recepción y desembolso prepare conciliaciones diarias y mensuales.
Pida a un gerente o supervisor que apruebe cada conciliación.
Asegúrese de que los estados de cuenta bancarios y la documentación relacionada con la cuenta (como cheques de depósito en garantía, boletos de depósito y otros registros) estén claramente etiquetados por el banco como una cuenta de fideicomiso de depósito en garantía.
Identifique claramente el número de archivo asociado con los boletos de depósito, los cheques de depósito en garantía y otros registros.
Requerir la aprobación de la alta gerencia para el desembolso de fondos de cualquier cuenta inactiva/manmantenida (definida como una cuenta sin nuevos fondos entrantes en la cuenta, sin desembolsos relacionados con cierres de la cuenta y sin actividad a través de la cuenta en los últimos seis meses).

¿Desea obtener más información sobre los consejos de auditoría de depósito en garantía? Haga clic en uno de los siguientes enlaces para leer este tema:

*Actualizado al noviembre 2021