13 Hướng dẫn Chuẩn bị Cơ quan Kiểm toán Escrow

BỞI QUẢN TRỊ VIÊN

Hiệp hội Quyền sở hữu Đất Hoa Kỳ (ALTA) công bố các thực hành tốt nhất được khuyến nghị cho tất cả các cơ quan quyền sở hữu độc lập tuân theo trong các hoạt động hàng ngày. Bao gồm các hướng dẫn cho các quy trình đánh giá và khuyến nghị về thời điểm một cơ quan nên vượt qua hoặc không vượt qua kiểm toán ký quỹ.

Dựa trên các Quy trình Đánh giá ALTA này, chúng tôi đã tổng hợp các hướng dẫn sau đây – một khởi đầu tốt để giúp đảm bảo cơ quan của bạn được chuẩn bị cho việc kiểm toán ký quỹ. Tham khảo trang web Thực hành Tốt nhất của ALTA để biết một loạt các tài nguyên bổ sung, bao gồm hội thảo trên web, sách bài tập, danh sách kiểm tra và hơn thế nữa.

1. Đối chiếu mọi tài khoản ngân hàng (sốc và không tăng, đang hoạt động và không hoạt động). Nếu một tài khoản không hoạt động và bạn không có kế hoạch sử dụng nó trong tương lai, tốt nhất là đóng tài khoản đó.
2. Đảm bảo rằng tất cả người ký được ủy quyền, người khởi tạo chuyển khoản và người phê duyệt tài khoản vẫn là nhân viên đang làm việc. Khi một nhân viên rời khỏi đại lý của bạn, hãy nhớ xóa họ với tư cách là người dùng được ủy quyền trên tất cả các tài khoản.
3. Hãy chắc chắn rằng chỉ những người ký được ủy quyền mới có quyền truy cập vào tem ký nếu công ty của bạn sử dụng chúng. Lưu trữ bất kỳ tem nào trong ngăn kéo có khóa và chỉ cho phép người dùng được ủy quyền có chìa khóa.
4. Tiến hành kiểm tra lý lịch năm năm trước khi tuyển dụng một nhân viên. Lưu trữ kết quả kiểm tra lý lịch trong hồ sơ nhân sự của mỗi cá nhân. Giữ các hồ sơ này an toàn và chỉ dành cho những nhân viên có “nhu cầu cần biết”.
5. Đào tạo nhân viên của bạn về việc quản lý quỹ ký quỹ và tài khoản ủy thác ký quỹ.
6. Thực hiện đối chiếu ba chiều trên tất cả các tài khoản ủy thác ký quỹ và có sẵn tài liệu cho kiểm toán viên của bạn. Bao gồm những điều sau đây kể từ ngày đối chiếu:
   • Sao kê ngân hàng
   • Trang đối chiếu/tóm tắt với số dư sổ sách
   • Danh sách tiền gửi/tiền gửi đang chuyển khoản
   • Mở danh sách tệp ký quỹ hoặc số dư dùng thử
   • Danh sách giải ngân đang chờ xử lý
7. Nghiên cứu và giải quyết tất cả các mục đối chiếu ngay lập tức. Điều này bao gồm:
   • Các tập tin có số dư âm
   • Tiền gửi quá cảnh trên ba ngày
   • Dây điện vượt trội hơn ba ngày tuổi
   • Thanh toán vượt trội, kiểm tra thuế và bảo hiểm trên 10 ngày
   • Các mặt hàng không được đặt trong ngân hàng
8. Hoàn thành tất cả các đối chiếu trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc sao kê ngân hàng. Điều này sẽ yêu cầu bạn có quyền truy cập ngân hàng trực tuyến vào (các) tài khoản ký quỹ của mình. Nên đối chiếu các tài khoản hàng ngày hoặc hàng tuần, để đảm bảo tất cả các mục đối chiếu được giải quyết và việc đối chiếu hoàn tất, trong vòng 10 ngày làm việc.
9. Có một bên độc lập không liên quan đến chức năng nhận và giải ngân chuẩn bị đối chiếu hàng ngày và hàng tháng.
10. Yêu cầu người quản lý hoặc giám sát ký duyệt và phê duyệt từng đối chiếu.
11. Đảm bảo rằng sao kê ngân hàng và tài liệu liên quan đến tài khoản (chẳng hạn như séc ký quỹ, vé gửi tiền và các hồ sơ khác) được ngân hàng dán nhãn rõ ràng là tài khoản ủy thác ký quỹ.
12. Xác định rõ ràng số hồ sơ liên quan đến vé gửi tiền, séc ký quỹ và các hồ sơ khác.
13. Yêu cầu sự chấp thuận của quản lý cấp cao đối với việc giải ngân các khoản tiền từ bất kỳ tài khoản không hoạt động/ngừng nào (được định nghĩa là một tài khoản không có tiền mới vào tài khoản, không có khoản giải ngân nào liên quan đến việc đóng tài khoản và không có hoạt động nào thông qua tài khoản trong sáu tháng qua).

Bạn muốn tìm hiểu thêm về các mẹo kiểm toán ký quỹ? Nhấp vào một trong các liên kết dưới đây để đọc về chủ đề này:

• 10 Lời khuyên để Sống sót trong Kiểm toán Escrow Tiếp theo của Bạn
• Tám Lời khuyên để có Quy trình Kế toán Escrow Tốt hơn
• Tìm hiểu thêm về các dịch vụ tài chính của chúng tôi cho các Đại lý Quyền sở hữu

*Đã cập nhật kể từ tháng mười một 2021