13 为托管审计准备机构的指南
发表于：2021 年 11 月 17 日
作者：STEWART 内容团队
作者：ADMIN
美国土地所有权协会 （ALTA） 发布了建议的最佳实践，供所有独立产权机构在日常运营中遵循。包括评估程序和关于机构何时应通过或未能通过托管审计的建议的指南。
根据这些 ALTA 评估程序，我们制定了以下指南——这是一个良好的开端，有助于确保您的机构为托管审计做好准备。请参阅 ALTA 的最佳实践网站，了解一系列其他资源，包括网络研讨会、工作簿、检查清单等。
- 核对每个银行账户（托管和非托管、活动和非活动）。如果一个科目是闲置的，而且您不打算将来使用它，最好关闭它。
- 确保所有授权签署人、电汇发起人和账户审批人仍然是在职员工。当员工离开您的代理机构时，请确保将其作为所有帐户的授权用户删除。
- 如果贵公司使用签名印章，请确保只有授权签名人才能访问签名印章。将所有邮票存放在上锁的抽屉中，并且只允许授权用户拥有钥匙。
- 在雇用员工之前进行五年背景调查。将背景调查结果保存在每个人的人事档案中。确保这些记录的安全，并且仅提供给那些“需要知道”的员工。
- 培训您的员工管理托管基金和托管信托账户。
- 对所有托管信托账户进行三方对账，并随时为您的审计师提供文件。包括截至对账日期的以下内容：
- 银行对账单
- 账面余额对账表/摘要页面
- 未清存款清单/在途存款
- 打开托管文件列表或试算表
- 未结清支出列表
- 立即研究并解决所有核对项目。这包括：
- 余额为负的文件
- 超过三天的过境存款
- 超过三天的杰出电线
- 超过 10 天的未清偿收益、税务和保险检查
- 银行未预订项目
- 在银行对账单结束日期后的 10 个工作日内完成所有对账。这将要求您获得托管账户的网上银行访问权限（S）。建议每天或每周对账，以确保所有对账项目均已解决，并在 10 个工作日内完成对账。
- 让与接收和支付职能无关的独立方准备每日和每月对账。
- 让经理或主管签核并批准每次对账。
- 确保银行将银行对账单和账户相关文件（如托管支票、存款单和其他记录）明确标记为托管信托账户。
- 明确识别与存款单、托管支票和其他记录相关的文件编号。
- 从任何非活跃/休眠账户（定义为账户中没有新的入账资金，没有与账户关闭相关的支出，并且在过去六个月内没有通过账户的活动）支付资金需要高级管理层批准。
想要了解有关托管审计提示的更多信息？点击以下链接之一，阅读本主题：
*截至 2021 年 11 月 更新